Ngày 27 tháng 10 năm 2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP. Theo đó có một số điểm mới như sau:

 1. Quy định về Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

Để phù hợp với tổ chức chính quyền 2 cấp, Khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định cho phép Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài - hoạt động này thực hiện ở Phòng Tư pháp cấp huyện.

Đồng thời, tại Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 quy định về việc ủy quyền cho chính quyền địa phương các cấp như sau: (1) “Ủy ban nhân dân ủy quyền cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình hoặc Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới; Chủ tịch Ủy ban nhân dân ủy quyền cho cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới; cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện ủy quyền cho Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp dưới thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn mà mình được giao theo quy định của pháp luật trong khoảng thời gian xác định kèm theo các điều kiện cụ thể, trừ trường hợp pháp luật quy định không được phân cấp, ủy quyền. (2) Việc ủy quyền phải bảo đảm các điều kiện sau đây: phải thực hiện bằng văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ủy quyền; văn bản ủy quyền phải xác định cụ thể nội dung, phạm vi và thời hạn ủy quyền, cách thức thực hiện và các điều kiện cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn ủy quyền; phải phù hợp với năng lực, khả năng thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận ủy quyền.

2. Bổ sung các trường hợp chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú

Theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên , theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP thì việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực được bổ sung thêm các việc: chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở; Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản. Như vậy, việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực gồm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực di chúc;  

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở;

- Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản.

3. Không được yêu cầu xuất trình bản giấy nếu người dân cung cấp giấy tờ điện tử

Khoản 3 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP bổ sung quy định về việc trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử như sau:

Trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực.

Trừ trường hợp có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo, bất hợp pháp thì phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Ngoài ra, nếu pháp luật không yêu cầu thì cơ quan, tổ chức chỉ có quyền yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh khi có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp.

4. Người dân có thể dùng giấy tờ tích hợp trên VNeID để chứng thực

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực thì chưa có quy định về việc người dân có thể dùng giấy tờ tích hợp trên VNeID để chứng thực. Hiện nay, theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã bổ sung về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực như sau:

- Không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

Như vậy, khi đi chứng thực giấy tờ, người dân thể không cần mang theo bản chính nếu sử dụng thông tin giấy tờ tương ứng đã tích hợp trên VNeID

5. Người dân có thể làm thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực giao dịch online

Trước đây, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, thủ tục chứng thực giao dịch chỉ được thực hiện trực tiếp hoặc qua đường bưu chính. Tuy nhiên, theo quy định sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7, 12 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, thủ tục này có thể thực hiện trực tuyến bằng cách nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử. Ngoài ra, người dân cũng được dùng Căn cước điện tử để làm các thủ tục này.

6. Về Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản sau (bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự; giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền). Đồng thời, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.

Tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP bổ sung việc người thực hiện chứng thực ngoài chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính thì trường hợp nhận thấy pháp luật không quy định về việc phải sử dụng giấy tờ, văn bản chứng thực bản sao từ bản chính thì hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực về việc này.

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2025./.

 Hoàng Kiên